(1)不同產(chǎn)生年份的文件不應(yīng)裝入同一機(jī)關(guān)箱。需要注意的是，文件產(chǎn)生的年份與文件簽署的年份不一樣，因此，年份不等于同一機(jī)關(guān)箱內(nèi)文件形成的年份。例如，跨年度形成的文件，在歸檔的一年中，應(yīng)在歸檔的一年中放在一起。

(二）不同保管期限的歸檔文件不能放進(jìn)同一機(jī)關(guān)盒。

(三）不同組織（問題）形成的歸檔DD不能放在同一個(gè)機(jī)關(guān)箱中。即使有些組織（問題）形成的文件數(shù)量一少一多，也不宜與其他機(jī)關(guān)箱混放，而應(yīng)通過應(yīng)用不同厚度的機(jī)關(guān)箱來解決。

文件分類裝箱時(shí)應(yīng)注意以下問題。

首先，要根據(jù)文件的厚度選擇適當(dāng)厚度的風(fēng)琴盒，盡量做到盒后與風(fēng)琴盒形成一個(gè)整體，放置時(shí)立起來不會(huì)使文件彎曲損壞。有時(shí)一個(gè)班的幾份文件還不夠放滿一個(gè)風(fēng)琴盒，應(yīng)選擇使用厚度較薄的風(fēng)琴盒或橫放的風(fēng)琴盒。

其次，風(fēng)琴盒只是對(duì)文件進(jìn)行存檔，不具有儲(chǔ)存企業(yè)的作用。因此，不要求同一原因造成的歸檔文件必須放在同一個(gè)風(fēng)琴盒內(nèi)，只需按照順序依次裝箱；一個(gè)箱子裝滿后，依次放入下一個(gè)箱子即可。

塑料風(fēng)琴箱防蟲防霉的舉措有以下幾點(diǎn)。

1、對(duì)要求制作的文件資料進(jìn)行整理和保管

2、文件的紙張材料要采取無酸紙。

3、對(duì)收集的文件進(jìn)行微觀化、數(shù)字化的防蟲防霉處理。

4、要求對(duì)蟲蛀和霉變的源頭進(jìn)行控制

5、將文件存放在清潔的環(huán)境中，保持文件的適宜溫度和濕度。

6、加強(qiáng)對(duì)文件的防蟲防霉檢查。

7、文件在包裝、儲(chǔ)存、運(yùn)送過程中要嚴(yán)格控制蟲害、霉菌對(duì)文件的沾染腐蝕。

8、文件夾在文件入庫前要進(jìn)行除蟲消毒處理。