設備檔案不僅是公司檔案的重要組成部分，也是設備管理的重要組成部分。設備的正常運轉及維護保養(yǎng)是設備管理工作的基本任務。隨著新項目交付的愈來愈多，設備檔案的歸檔規(guī)定你知道嗎？

一、歸檔范圍

常見的設備包含：供配電設備、給排水設備、消防設備、弱電設備、智能化設備、通風與空調設備、電梯（含電動扶梯）、其他設備等。

設備檔案：設備交接階段包括：設備拆卸驗收記錄、設備儀器證書、貨運單、工廠保修單、說明書、環(huán)保材料、圖紙、保修單、保修協(xié)議等；設備儀器安裝調試、檢驗驗收、設備交接記錄。

運作維護階段：包含設備儀器維護保養(yǎng)記錄等。

二、梳理原則

一機一檔。設備檔案原則上包括其購買、安裝、調整、驗證

收等，統(tǒng)一存檔為一卷。項目交付、設備接管時，應搜集有關設備的資料，統(tǒng)一梳理；日常運作、維護環(huán)節(jié)中零星產生的文件，可編號后存進臨時文件盒中，按時集中梳理后存進對應的風琴箱。

三、組卷及卷內文件排序

依照部件-整修-訂裝-文件分類-排序-編號-編頁-編目-裝盒-排架的流程開展排序。一般文件排序依照設備接收、進庫、驗收、后期運作、管理、維護、改造、損毀排列順序。

四、卷內文件撰寫頁號

原則：按有撰寫內容的頁面開始編號。按卷裝訂，每卷獨立編號，頁號從“1”開始；按件定裝，每件獨立編號，頁號從“1”開始。

在白紙上粘貼合格證的，按照合格證的張數(shù)編號頁號。

五、存放期限

設備檔案存放期限一般為30年，設備臺賬、技術、質量異議處理結果材料存放期限為長期存放。在同一案卷中存放期限不同的文件時，案卷的存放期限應較長。

設備檔案記錄了公司的設備管理流程，也反映了公司的管理流程，及時收集歸檔對公司的發(fā)展具有重要意義。鑒于設備檔案需要長時間的存放，但這些紙版類文件就需要塑料文件夾好好的歸納存放起來。